Pengantar Ilmu Administrasi

PENGANTAR ILMU ADMINISRASI

A.    Pengertian

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare= melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

·         Administer = pembantu, abdi, kakitangan, penganut.

·         Adminitratio = pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan, pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan.

·         Administro = membantu, mengabdi, memelihara, menguruskan, memimpin, mengemudikan, mengatur.

·         Administrator = pengurus, pengelola, pemimpin.

Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuanbersama (Newman, 1963).

Pengertian Administasi dalam Bahasa Indonesia ada 2 :

1.      Administrasi dalam arti Sempit

·         FX. Soedjadi (1989), Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works

·         Prajudi Atmosudirjo (1980), Tatausaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi.

·         J. Wajong (1962), Kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tatausaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan.

·         Ali Mufiz yang mengutip pendapat Munawardi Reksohadiprawiro (1984), Administrasi berarti tatausaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta lainnya.

2.      Administrasi dalam arti Luas

·         S.P. Siagian (1973), Administrasi berasal dari bahasa Inggris “Administration” yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan.

·         The Liang Gie (1980), Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

·         Sondang P. Siagian (1980), Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.

·         Ensiklopedia Indonesia (1980), Administrasi (lat. Administrare), meliputi segala proses pelaksanaan tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

·         Dwight Waldo (1971), Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas tinggi.

·         Stephen P. Robins (1983), Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efesien dengan dan melalui orang lain.

Pengertian lain Administrasi:

1.      Administrasi dalam arti Negara :

·         Ilmu administrasi negara adalah ilmu pengetahuan (cabang ilmu adminstrasi) yang secara khas melakukan studi (kajian) terhadap fungsi intern dan ekstern dari struktur-struktur dan proses-proses yang terdapat di dalam bagian yang penting dari sistem dan aparatur negara” (Atmosoedirdjo, 1990:9)

·         Administrasi negara menurut Dwight Waldo, “Administrasi publik adalah manajemen dan organisasi daripada manusia-manusia dan peralatannya guna mencapai tujuan pemerintah.” (Kencana, 1999 : 24)

·         Menurut John M. Pfiffner and Robert V. Presthus dalam bukunya yang berjudul “Public Administration” mengemukakan: Administrsi Negara adalah pelaksanaan kebijaksanaan Negara yang telah digariskan oleh badan-badan politik yang representative (Public Adminiration involve the implementation of public wich has been outlined by representative political bodies).

·         Menurut Leonard D. White dalam bukunya yang berjudul “Introduction tot the study of public Administration” mengemukakan : Adminitrasi Negara terdiri atas semua/seluruh aktivitas/kegiatan yang bertujuan pemenuhan atau pelaksanaan kebijaksanaan Negara (public administration concists of all these operation having for their purpose the fulfillment or enforcement of public policy)

·         Dalam buku Teori Administrasi Publik, Harbani Pasolong mengutip pendapat Felix A. Nigro dan L. Loyd G. Nigro (1970 : 21) yang mendefinisikan administrasi negara sebagai:

·         Suatu kerjasama kelompok dalam lingkungan pemerintah.

·         Meliputi tiga cabang pemerintah: eksekutif, legislatif, dan serta hubungan diantara mereka.

·         Mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijakanpemerintah, dan karenanya merupakan sebagian dari proses politik.

·         Sangat erat berkaitan dengan berbagai macam kelompok swasta dan perorangan dalam menyajikan pelayanan kepada masyarakat.

·         Dalam beberapa hal berbeda pada penempatan pengertian dengan administrasi perseorangan.

2.      Administrasi dalam arti Bisnis :

·         Administrasi adalah alat manajemen, penilaian, dan alat bukti pertanggungjawaban para wirausahawan dalam kegiatan usahanya. (Rujukan: W. Rintatik, Sudarno. 2008. Kewirausahaan 3. Solo; PT.Tiga Serangkai Pustaka Mandiri)

·         Dalam organisasi bisnis, administrasi adalah fungsi industri yang berkaitan dengan penetapan kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi, penentuan arah organisasi dan kontrol tertinggi eksekutif. Singkatnya, administrasi bertugas menentukan setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. (Sheldon, 1924; Urwick, 1929, 115-116; Dunsire, 1973, 43)

·         Prof. dr. Mr. S. Prajudi Admosudidjo dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Negara atau Business Administration” adalah suatu pengertian yang mencakup dua pengertian menjadi satu, yaitu :

-          Administrsi Niaga adalah adminitrasi dari pada suatu organisasi niaga secara keseluruhan, bilamana organisasi niaga tersebut merupakan perusahaan, maka administrasi niaga tersebut dijalankan oleh Direksi dari pada perusahaan.

-          Administrasi Niaga adalah administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat kewniagaan (business objective), dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga.

·         Sukarno K (1985:P.12) dan ibrahim lubis (1984:P.19) menyatakan administrasi niaga ialah administrasi yang berobyek swasta perniagaan yaitu:

-          Administrasi perusahaan ialah kegiatan-kegiatan dibidang produksi, transportasi, asuransi, perbankan dan lain-lain dibidang perusahaan swasta.

-          Administrasi sosial bukan perusahaan biasanya cenderung kearah usaha sosial seperti administrasi sosial sekolah swasta, rumah sakit swasta, yayasan, klub dll.

3.      Administrasi dalam arti Ilmu :

·         Pengertian Ilmu Administrasi Terkumpulnya sekelompok pengetahuan teratur yang mengandung sistem, asas, prosedur, teknik, dan pedeoman kerjasama itu. Pengetahuan teratur yang berasaskan administrasi ini disebut Ilmu administrasi Sarjana Luther Gulick memberi ketegasan mengenai ilmu administrasi sebagai berikut ilmu administrasi adalah sistem pengetahuan, dengan pengetahuan tersebut manusia dapat mengerti hubungan-hubungan, meramalkan akibat-akibat, dan mempengaruhi hasil-hasil pada sesuatu keadaan dimana orang-orang secara teratur kerjasama muntuk tujuan bersama.

·         Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya

·         The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

·         William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama.

·         Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

·         Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.

4.      Administrasi dalam arti Profesi :

·         Administrasi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan penyelenggaraan) pekerjaan tata-usaha, yang telah ditetapkan berdasarkan kebijaksanaan politik. (Soebarkah Putrohadiwirjo, BA. Administrasi (Tanya-Jawab).

·         J Wajong mengartikan lingkup sempit adminstrasi sebagai tata usaha adalah pekerjaan yang bersifat tulis menulis. Seseungguhnya fungsi tatausaha adalah pencatatan segala sesuatu yang terjadi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan pekerjaan. (J. Wajong, Organisasi dan Administrasi, (penuntun untuk mempelajari organisasi dalam dinas administrasi serta tanggung jawab dan kewajiban pemimpin).

B.     Kedudukan Administrasi

1.      Administrasi sebagai Seni

Sebagaimana dikemukakan pada uraian dimuka, bahwa gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori F.W. Taylor tahun 1886 menandai berakhirnya status administrasi dan manajemen sebagai seni  semata-mata, dan mulai berdwistatus, yaitu disamping sebagai seni juga sebagai ilmu.

Istilah “seni” atau art ini berasal dari  bahasa Latin yang berarti “skill”atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam untuk mewujudkan sesuatu. Dengan demikian, administrasi dan manajemen yang dianggap seni adalah keahlian atau kemampuan kerja untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan atau dengan kata lain administrasi dan manajemen ditinjau dari segi praktisnya.

Menurut The Liang Gie dalam buku Kamus Administrasi menjelaskan mengenai hal ini sebagai berikut : Pengertian seni Administrasi biasanya dilawankan denga ilmu Administrasi (The Science of Administration). Di sini, seni administrasi diartikan sebagai penggunaan kemahiran, kecerdikan, pengalaman, firasat dan penerapan pengetahuan secara sistematis yang dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu usaha kerja sama sehingga tujuan usaha itu tercapai.

2.      Administrasi sebagai Ilmu

Disamping administrasi dan manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Administrasi sebagai ilmu melalui perjuangan yang cukup lama dan diawali dengan praktek, ingat penyelidikan yang dilakukan oleh F.W. Taylor dan Henri Fayol yang kemudian melahirkan teori-teori yang sangat diperlukan dalam usaha meningkatkan efesiensi perusahaan. Kemudian perkembangan selanjutnya, administrasi tergolong sebagai ilmu karena telah memenuhi syarat-syarat ilmu pengetahuan.

Adapun syarat-syarat yang dimaksud adalah :

a.    Tersusun secara sistematis

b.    Obyektif-rasionil sehingga dapat dipelajari

c.    Menggunakan metode ilmiah

d.   Mempunyai prinsip-prinsip tertentu

e.    Dapat dijadikan teori.

Semua syarat-syarat tersebut telah dipenuhi oleh Administrasi, seperti sistematika dapat dilihat dari segi unsur-unsurnya, obyek permasalahannya yaitu soal-soal kegiatan manusia dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, hal ini dapat ditelaah secara obyektif dan rasionil. Sedangkan mengenai metode penyelidikannya meliputi pengamatan, percobaan dan analisis. Dan prinsip-prinsipnya ialah dari segi efesiensi.

Selanjutnya sebagai bukti administrasi dan manajemen sebagai ilmu pengetahuan ialah adanya lembaga-lembaga pendidikan yang membina ilmu administrasi ini. Seperti AIA  (Akademi Ilmu Administrasi), STAN (Sekolah Tinggi Administrasi Negara), Jurusan Administrasi Niaga/Negara dari perguruan tinggi baik yang berstatus negeri maupun swasta.

Disamping itu sebagai bukti pula beberapa sarjana yang berpendapat bahwa Administrasi sebagai ilmu diantaranya dapat dikemukakan sebagai berikut :

Luther Gullick, beliau mengatakan bahwa Administrasi berkenaan dengan terciptanya tujuan yang telah ditentukan. Jadi ilmu Administrasi adalah system pengetahuan, dengan pengetahuan tersebut manusia dapat mngerti hubungan-hubungan, meramalkan akibat-akibat dengan mempengaruhi hasil-hasil pada suatu keadaan di mana orang-orang secara teratur bekerja sama untuk tujuan bersama. Dalam ilmu Administrasi, baik Administrasi negara, Administrasi swasta hal baik menjadi asasnya ialah efisiensi. Tujuan pokok lmu Administrasi adalah terselenggaranya pekerjaan dengan penggunaan tenaga manusia dan benda yang sedikit-dikitnya.

Siagian (1977) mengemukakan pula bahwa, ilmu pengetahuan didefenisikan sebagai suatu obyek ilmiah yang memiliki sekelompok prinsip, dalil dan rumus melalui percobaan-percobaan yang sistematis dilakukan berulang kali telah teruji kebenarannya, prinsip-prinsip, dalil-dalil dan rumus-rumus mana dapat diajarkan dan dipelajari. Administrasi adalah suatu obyek ilmiah, yang telah memiliki prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil sehingga ia merupakan ilmu pengetahuan.

Akan tetapi harus diingat bahwa ilmu Administrasi yang tergolong kedalam ilmu-ilmu sosial mempunyai karakterstik yang berbeda dengan karateristik  ilmu-ilmu eksakta. Ilmu-ilmu eksakta mempunyai karateristik utama, yaitu bahwa keseluruhan prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya berlaku universal dan dapat diterapkan melalui proses adopsi karena prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalil tersebut tidak mengenal batas waktu dan tempat. Dimanapun, bilamanapun dan oleh siapapun diterapkan pasti mendatangkan hasil yang sama. Misalnya, jumlah sudut suatu segi tiga berjumlah 180 derajat.

Sebaliknya, ilmu-ilmu sosial memang juga mempunyai prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalil yang bersifat universal. Akan tetapi didalam penerapannya harus di sesuaikan dengan kondisi, tempat, waktu, dan manusia agar memberikan hasil yang diharapkan. Satu-satunya rumus yang sungguh-sungguh berlaku bagi ilmu-ilmu sosial ialah : Dalam ilmu-ilmu sosial satu-satunya kepastian adalah ketidakpastian. Memperhitungkan faktor keadaan, tempat, waktu, dan manusia dan ilmu Administrasi disebut memperhitungkan faktor-faktor ekologis ( lingkungan ).

Dengan demikian jelas sekali bahwa Administrasi disamping sebagai seni, juga sebagai ilmu. Hal ini diakui oleh  Siagian  di mana beliau mengemukakan sebagai berikut : “ Administrasi sekarang ini dikenal sebagai Artistic Science karena didalam penerapannya seninya masih tetap memegang peranan yang menentukan, sebaliknya seni Administrasi dikenal sebagai suatu Scientific Art, karena seni itu sudah didasarkan atas sekelompok prinsip-prinsip yang telah teruji kebenarannya “.

3.      Administrasi sebagai Bidang Studi atau Disiplin Akademik

Perkembangan dewasa ini menunjukkan bahwa disiplin ilmu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian dalam Fakultas Ilmu Administrasi dengan spesialisasi administrasi negara dan administrasi niaga.

4.      Administrasi sebagai Profesi

Hal ini dapat dijabarkan sebagai berikut :

a.       Profesi memiliki badan pengetahuan dan teori yang esoterik artinya tidak dimiliki oleh sembarang orang kecuali yang sudah pernah mendapatkannya

b.      Profesi merupakan suatu keahlian yang diperoleh melalui proses pendidikan formal yang ketat, melalui latihan dan pengalaman dalam praktek

c.       Profesi memiliki kode etik yang ketat yang mengatur hubungan antar anggota profesional dan anggota profesional dan pelanggan, konsumen atau klien

d.      Profesi mempunyai tanggung jawab dan dedikasi sosial dan institusional atau organisasional sesuai dengan kode etik

e.       Profesi memiliki perhimpunan yang mendapat pengakuan dari Pemerintah, masyarakat dan lingkungan

f.       Untuk memasuki profesi ditetapkan berdasarkan kriteria dan syarat-syarat tertentu.

C.    Hubungan Ilmu Administrasi dengan Ilmu-Ilmu lain

1.      Administrasi dengan Ilmu Politik

Administrasi negara adalah salah satu bagian dari proses politik, dimana administrasi dalam pemerintahan berhubungan  dengan kehendak golongan atau partai politik dan dengan program-program politiknya, dan ikutu serta dalam menentukan metode bagaomana kebijaksanaan negara dapat terselenggarakan. Demikian juga proses politik suatu bangsa (Dimock&Koenig, 1960).

2.      Administrasi dengan Ilmu Ekonomi

Antara ilmu administrasi dengan ilmu ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang sangat erat, saling melengkapi dan bahkan saling tumpang tindih antara yang satu dengan yang lain. Keduanya memiliki kesamaan dalam hal efesiensi dan efektifitas. Administrasi bisa menjadi alat ekonomi untuk mencapai sasaran yang diinginkan, begitu juga sebaliknya, ekonomi bisa digunakan sebagai alay administrasi hingga tercapainya tujuan yang direncanakan.

3.      Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial

Pendekatan Psikologi sangat membantu perkembangan ilmu administrasi. Psikologi adalah ilmu yang mempelajari untuk mengukur, menerangkan dan kadang-kadang mengubah tingkah laku manusia. Administrasi sebagai proses kegiatan dan tindakan dalam kerja sama dari sekelompok orang dalam mencapai tujuan juga dipengaruhi oleh tingkah laku sosial. Sehingga, apabila organisasi ingin bekerja secara efektif, maka seorang administrstor harus mengetahui prilaku individu anggota organisasi atau bawahannya.

4.      Administrasi dengan Sosiologi

Para ahli sosiologi telah memberikan sumbangan yang besar untuk perkembangan teori administrasi melalui studinya tentang perilaku kelompok dalam organisasi, khususnya organisasi informal dan kompleks. Dalam konsep administrasi dikenal adanya dinamika kelompok, teori organisasi formal, birokrasi, wewenang komunikasi, kekuasaan dan konflik yang semuanya merupakan input yang berharga dari konsep-konsep sosiologis.

5.      Administrasi dengan Antropologi

Menyadari bahwa bagaimana kita berperilaku adalah suatu fungsi dalam kebudayaan kita dan hal ini merupakan sumbangan para ahli antropologi untuk bidang administrasi. Seperti yang kita ketahui sebelumnya, perbedaan prilaku seseorang, sistem penilaian yang bersifat individu akan mempengaruhi sikap dalam kerja.

6.      Administrasi dengan Ilmu Hukum

Ilmu Hukum yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup di dalam masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi dan administrasi. Kelangsungan hisup yang teratur dari administrasi akan tercipta apabila para anggotanya mentaati peraturan-peraturan organisasi. Perumusan peraturan itu diambil dari konsep-konsep hukum dan didasarkan pada perundang-undangan yang berlaku.

7.      Administrasi dengan Ilmu-ilmu Eksak

Para ahli matematika dan statistik telah memperkaya teori administrasi, dengan memberikan alat pembantu untuk memperbaiki pembuatan keputusan. Keputusan yang diambil oleh para administrator harus tepat, praktis dan dapat dilaksanakan dan memerlukan data-data eksak, lengkap dan up-to-date serta tersusun secara sistematis yang dapat diperoleh melalui statistik.Menurut Dwight Waldo (1971), sesungguhnya hampir semua ilmu mempunyai kontribusi terhadap ilmu administrasi dan begitu pula sebaliknya.

D.    Unsur-unsur Administrasi

1.      Organisasi

Organisasi adalah sistem usaha kerjasama sekelompok orang yang terikat secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya

2.      Manajemen

Manajemen adalah kemampuan manajer untuk menggerakkan orang dan mengerahkan segenap fasilitas yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

3.      Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak ke pihak lain sehingga timbul adanya timbal balik dan saling pengertian.

4.      Kepegawaian

Kepegawaian adalah suatu proses untuk merencanakan, mengembangkan, dan memelihara potensi-potensi yang ada pada manusia untuk mencapai tujuan.

5.      Perbekalan

Perbekalan adalah kegiatan mengadakan, mendayagunakan dan memelihara sarana, prasarana, yang sudah tidak layak digunakan.

6.      Keuangan

Keuangan adalah proses yang berkenaan dengan pengadaan, pengalokasian, penggunaan dan pertanggungjawaban tentang uang.

7.      Ketatausahaan

Ketatausahaan adalah proses menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim dan menyimpan bahan-bahan informasi.

E.     Fungsi Administrasi

1.      Fungsi administrasi di bidang pengaturan, yaitu seluruh tugas-tugas atau aktivitas yang ditetapkan administrasi tergolong dalam kegiatan untuk menciptakan perangkat aturan yang dapat digunakan untuk mengatur manusia dan non manusia dalam organisasi. Tindakan melalui proses administrasi ini biasanya tidak terlalu banyak mengalami hambatan karena telah diperhitungkan secara matang sebelum melaksanakan aktivitas yang bersangkutan.

2.      Fungsi administrasi di bidang penataan, yaitu seluruh tugas atau aktivitas dalam organisasi yang tergolong dalam kegiatan penataan, disebut juga fungsi penataan. Fungsi administrasi di bidang penataan ini merupakan kewenangan para birokrat dalam organisasi untuk melakukan suatu tindakan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara berdaya guna dan berhasil guna.

3.      Fungsi administrasi di bidang pembinaan, yaitu seluruh tugas atau aktivitas dalam organisasi yang tergolong dalam kegiatan pembinaan, disebut juga fungsi pembinaan. Tujuan pembinaan ini adalah mengefektifkan pemanfaatan seluruh sumber daya, baik manusia maupun sumber material lainnya.